ABC и XYZ в 1С.

Немного теории.

В общем смысле ABC классификация предназначена для разделения совокупности каких-либо объектов на три группы, согласно абсолютного значения одного из выбранных показателей, а XYZ анализ предназначен для аналогичного разделения, согласно отклонения этих значений от среднего значения.

На практике этот анализ можно применять к контрагентам, товарам, производимой продукции, выполняемым услугам, сравнивая их влияние на доходность, стабильность компании, оборачиваемость ресурсов и т.д.

Чаще всего в торговле применяют АВС и XYZ анализ для классификации товаров или покупателей на три характерные группы, отсортировав по объему приносимого дохода или прибыли.

В группу А попадают наиболее значимые клиенты или товары, это те 10-20% от общего количества, приносящие, согласно правилу Парето, 80% от всего объема продаж.

Группа C объединяет 75-80% наименее полезных для бизнеса элементов, дающих 5-10%.

Средняя группа С набирает 15% клиентов или товаров, приносящих 15% дохода компании.

Если же для всех покупателей или товаров вычислить среднюю величину приносимого дохода, для каждого рассчитать отклонение его показателя от средней величины, отсортировать всех по полученному значению колебания, то мы придем к XYZ классификации.

В группу X относим наиболее устойчивых клиентов/товаров, отклонения от средней у которых не превышает  15%. Эта группа представляет собой наиболее стабильных партнеров.

Отклонение клиентов группы Y не должно превышать 50%.

В группу Z попадают самые не надежные покупатели, имеющие колебание более 50%.

Наиболее информативным является анализ, совмещающий обе классификации ABC и XYZ, иногда называемый BCG, так как каждый клиент или товар сразу получает не только признак важности, но и надежности. Это приводит к появлению девяти групп (AX, AY, AZ, BX, BY, BZ, CX, CY, CZ), каждая из которых имеет свои особенности.

Содружество 1С и ABC/XYZ.

Многие конфигурации 1С на сегодняшний день предоставляют возможность ABC, XYZ анализа. В первую очередь, это конфигурации, использующие для хранения данных по взаиморасчетам и продажам товаров регистры накопления:

• Управление торговлей, версия 10.3 (УТ 10.3);
• Управление торговлей, версия 11.1 (УТ 11.1);
• Комплексная автоматизация (КА);
• Управление производственным предприятием (УПП);
• Управление предприятием ERP (УП ERP);
• Управление небольшой фирмой (УНФ).

В конфигурациях УТ 10.3, КА и УПП пользователю предоставляется практически идентичный минимальный набор возможностей по классификации покупателей.

По сути, это пара документов,

пара отчетов по покупателям

пара отчетов по продажам

и несколько вспомогательных объектов для хранения данных и параметров классификаций.

Классификация важности покупателей.

Для разделения покупателей по группам важности используется документ «ABC-классификация покупателей» в конфигурациях УТ 10.3, КА, УПП.

Этот документ при классификации ориентируется на показатель, выбранный в учетной политике программы («Сервис»/«Настройка учета»/«Учетная политика»).

Для выбора заложены 2 варианта:

1. Сумма выручки;
2. Сумма валовой прибыли.

Как и остальные показатели учетной политики, параметр ABC классификации покупателей начинает действовать с указанного периода и может периодически изменяться, но не чаще 1 раза в день.

Сам по себе документ «ABC классификация покупателей» достаточно прост. В новом документе нужно начать работу с заполнения критериев распределения, которые находятся на закладке «Параметры». Здесь нужно указать максимальную долю выручки или прибыли, которую набирают совокупно все покупатели соответствующей группы. Эти проценты указываются произвольно, зачастую опытным путем.

Основной процесс классификации происходит по нажатию кнопки «Заполнить».

В этот момент просматриваются данные оборотов покупателей, которые зафиксированы в регистре накопления «Продажи» за указанный период анализа, по каждому контрагенту подводятся итоги и все покупатели сортируются по полученным суммам. После чего контрагентам присваивается ABC-класс. Класс «A» будет указан у первых контрагентов, сумма которых приблизится к максимальному проценту первой группы. Аналогично будут подобраны следующие контрагенты в группу «B», а все оставшиеся попадут в группу «C».

Группы проставляются только тем покупателям, с которыми у нас заключены договора. Логика в том, что если продажи у нас ведуться с учетом договоров, то такой контрагент не случайный и может быть или стать нашим постоянным партнером.

Если на закладке «Параметры» изменить проценты групп, когда табличная часть уже заполнена, то достаточно нажать кнопку «Перезаполнить», чтобы в существующих строках были заново пересмотрены значения «ABC-класс».

В момент выполнения классификации дополнительно происходит сравнение рассчитанных групп с предыдущими значениями контрагентов. Возле каждого покупателя проставляется значок, показывающий повышение, уменьшение или повторение класса.

Кнопка «История» покажет изменения классификации контрагента выбранной строки табличной части.

Здесь отображаются те записи регистра сведений «ABC-классификация покупателей», которые создаются в процессе проведения этого документа.

То есть все данные из табличной части попадают в соответствующий регистр сведений. Поэтому все, что будет исправлено или добавлено в строки документа также будет учитываться в базе. Можно самостоятельно заводить или редактировать классификацию контрагентов по своему усмотрению не смотря на механизм автозаполнения.

Следует отметить, что здесь же сразу отображается основной менеджер покупателя, хранящийся в карточке контрагента. Это удобно, если сразу реагировать на понижение класса контрагента, что означает уменьшение сумм покупок и требует выяснения причин.

Классификация надежности покупателей.

В УТ 10.3, УПП и КА классификация по XYZ совмещена с определением принадлежности покупателей к потенциальным, новым, постоянным или потерянным, что можно в какой-то мере считать стадиями взаимоотношений. Поэтому и документ, используемый для этого, называется «Классификация покупателей по стадиям взаимоотношений».

Так же, как и при ABC классификации, в учетной политике нужно выбрать параметр распределения покупателей по стадиям взаимоотношений, на основании которого и будет происходить расчет надежности.

Доступен один из следующих вариантов:

• Сумма выручки;
• Сумма валовой прибыли;
• Количество продаж;
• Количество проданных товаров;
• Интервалы между расчетными документами.

В документе «Классификация покупателей по стадии взаимоотношений» часть показателей, влияющих на автоматическую установку групп контрагентам находятся на закладке «Распределение».

А часть показателей перенесены на закладку «Параметры».

Все эти параметры и показатели отображаются прямо в форме списка.

При нажатии на кнопку «Заполнить» будет выполняться анализ того же регистра накопления «Продажи» по накопленным суммам покупателей, а точнее сказать по коэффициентам вариации или отклонению итогов продаж от среднего значения среди всех контрагентов с периодичностью, указанной в параметрах распределения документа.

В первую очередь устанавливаются как «Разовый» те клиенты, количество покупок которых соответствует интервалу разовых покупателей. Потенциальными будут указаны покупатели с количеством продаж меньше нижнего порога разовых покупателей. Потерянными становятся покупатели, у которых ранее была установлена группа классификации, но теперь продаж нет.

Остальные покупатели считаются постоянными, для них и будет выполняться классификация по XYZ, согласно указанным на закладке «Параметры» начальным и конечным значениям коэффициента вариации для каждой группы.

            Так же, как и при классификации важности, визуально значками отмечается динамика изменения показателей, доступна и расшифровка истории.

            Но в этом случае история состоит из движений регистра сведений «Стадии взаимоотношений с контрагентами», которые содержат не только класс XYZ, но и стадию.

            Также можно пользоваться ручной корректировкой табличной части или ручным вводом строк.

Отображение ABC и XYZ в отчетах.

                Сохраненные классы покупателей можно увидеть в следующих отчетах.

Анализ стадий взаимоотношения покупателей на первый взгляд только отражает созданную документами классификацию покупателей. Но на самом деле, кроме стандартных возможностей группировки и отбора данных по кнопке «Настройка», отчет не только показывает стадии взаимоотношений и классы XYZ, а также отображает классы ABC.

Отчет «ABC-анализ покупателей» прямо противоположен. Группируются покупатели по классам важности с выводом текущей стадии взаимоотношений.

Кроме того, есть отчет, для которого не нужно предварительное оформление документов по классификации. Этот отчет, «ABC-анализ продаж» тоже строится по данным регистра накопления «Продажи».

Использование этого отчета имеет ряд положительных моментов:

1. Можно анализировать не только контрагентов, но и товары, и даже менеджеров, работающих с контрагентами.

2. Параметров анализа в отчете четыре, а не только выручка и прибыль. Добавлена возможность анализа по количеству проданного товара, а также выручка без НДС.

3. Нет необходимости предварительно заполнять документы по классификации.

В настройках отчета, кроме привычных группировок, отбора и сортировки присутствуют граничные значения долей групп ABC. Эти проценты и будут использоваться отчетом в момент формирования.

В тоже время отчет не может отобразить динамику классификации, так как не сохраняет историю показателей. Вручную классификацию здесь уже тоже не подправить.

Приятным дополнением в этом отчете для пользователя будет кнопка «Диаграмма», которая выводит результат отчета в дополнительное окно диаграммы, где можно поэкспериментировать с визиульным представлением выбирая всевозможные типы диаграмм.

Аналогичный отчет, выполняющий классификацию расчетным методом, «на лету», это «XYZ/ABC-анализ продаж». Отчет похож на предыдущий, но предоставляет наиболее полный набор данных, хотя в нем диаграммы уже нет.

В настройках можно из отчета XYZ/ABC сделать отчет ABC/XYZ, поменям местами группировки строк.

Картина при этом качественно меняется. Вот фрагмент обоих вариантов отчета:

Конечно же обязательно нужно в отчете указать граничные значения для всех крупп.

Особенности интерфейсов.

Конечно, у пользователя может не быть доступен «Полный» интерфейс. В таком случае описанные отчеты и документы могут прятаться в пункте «CRM» или «Продажи».

Особенности учета конфигурации «Управление небольшой фирмой».

Конфигурация УНФ 1.5 из всего арсенала классификации ABC и XYZ предоставляет только 2 отчета, расположенных в разделе «Анализ».

Оба отчета сразу показывают данные в табличном виде, совместно с диаграммой.

Параметры, применяемые при классификации, указываются в настройках отчетов.

В остальном отчеты подобны ранее описанным отчетам «ABC-анализ продаж» и «XYZ/ABC-анализ продаж».

Особенности конфигураций УП ERP и УТ 11.1.

В плане организации ABC и XYZ классификации конфигурации УП ERP и УТ 11.1 практически идентичны. Набор существующих отчетов этой тематики похож на предыдущие конфигурации, но изменен принцип хранения информации о группах важности и надежности.

            В этих конфигурациях классификацией занимается регламентное задание, которое незаметно для пользователя анализирует показатели продаж, согласно настройкам программы и сохраняет классы покупателей, товаров и менеджеров в отдельных регистрах сведений, которыми и пользуются отчеты. Это значительно увеличивает быстродействие отчетов, так как нет необходимости повторного расчета групп классификации.